Một Số Thủ Thuật Cơ Bản Trong Word

Admin

12 Mo, 2019

Mục lục bài viết

| Khác | - Nếu bạn là nhân viên văn phòng, và phải thường xuyên với các tác vụ soạn thảo văn bản thì chắc hẵn không thể không biết đến Microsoft Word. Đây là một phần mềm nổi tiếng và được ưa dùng rộng rải hiện nay.

Mặc dù vậy vẫn có không ít bạn chưa biết đến hoặc chưa tìm hiểu hết các tính năng của phần mềm Word. Blog Công Nghệ hôm nay chia sẻ đến các bạn một số thủ thuật cơ bản trong Word, nhằm giúp các bạn cải thiện cũng như tăng tốc thời gian làm việc trong các tác vụ với Word.

Các Thủ Thuật Cơ Bản Trong Microsoft Word

Lựa chọn văn bản nhanh chóng

Bạn có thể chọn toàn bộ một đoạn văn bản khi kích chuột trái 3 lần vào bất kì chỗ nào trong đoạn văn bản đó. Hoặc giữ phím Ctrl và bấm vào vị trí bất kì trong 1 câu để chọn câu đó (Lưu ý: Câu đó được giới hạn bởi 2 dấu chấm).

Ngoài ra bạn cũng có thể chọn được 1 khối văn bản bất kỳ khi bạn giữ phím Alt và kéo chuột để chọn khu vực cần chọn.

Di chuyển xung quanh nhanh hơn.

Khi làm việc với tài liệu dài, bạn có thể truy cập đến các điểm mà bạn đã chỉnh sửa gần đây bằng cách bấm Shift + F5

Thay đổi định dạng văn bản.

Lựa chọn đoạn văn bản cần thay đổi trong word rồi bấm Shift + F3 để nhanh chóng chuyến toàn bộ nội dung đã chọn sang chữ thường, chữ hoa hay chữ cài đầu được viết hoa.

Một cách khác nữa là sau khi ta lựa chọn đoạn văn bản ta bấm Ctrl + Shift + A sẽ chuyển đồi từ chữ thường sang chữ hoa và ngược lại.

Chuyển nhanh Line Spacing mong muốn

Để thực hiện, bạn phải đặt con trỏ chuột tại nơi cần chỉnh giãn dòng, tiếp theo có ba tùy chọn cho bạn:

  • Ctrl + 1: Tổ hợp phím này sẽ căn chỉnh các dòng ở khoảng cách đều nhau, tức là ở mức 1.0. Tuy nhiên, nhìn tài liệu của chúng ta lúc đó sẽ rất khít dòng, gây cảm giác khó đọc.
  • Ctrl + 2: Nhấn tổ hợp phím này, Word sẽ căn chỉnh dòng mở mức 2.0, tức là gấp đôi khoảng cách đều nhau. Với cách giãn dòng này, bạn sẽ đọc thoải mái hơn, không sợ mỏi mắt nhưng lại xuất hiện tình trạng quá phung phí giấy nếu in ra.
  • Ctrl + 5: Đây là tiêu chuẩn có lẽ bạn nên áp dụng cho các tài liệu văn bản của mình. Các dòng được giãn cách với mức 1.5. Trông chúng rất cân đối và dễ đọc mà không gây lãng phí giấy khi in ra.

Chèn Thời Gian Hiện Tại Trong Word

Bạn chọn Tab Insert => chọn tiếp Data & Time. Sau đó cũng tương tự như hướng dẫn bên trên, tại hộp thoại Data and Time bạn click chọn Update automatically => rồi chọn English và chọn kiểu ngày giờ trước khi nhấn OK để chèn ngày giờ.

Khi nào cần Update thì bạn chỉ cần click chuột vào ngày giờ rồi chọn Update, hoặc nhấn F9 để cập nhật thời gian hiện tại.

Cách Gạch dưới nhanh Trong Word

Cho con trỏ về dưới đoạn hoặc câu bất kỳ cần thêm dòng gạch ngang, bạn nhấn ba lần dấu gạch ngang (-). Tiếp theo, nhấn Enter. Như vậy Word sẽ tự tạo cho bạn một đường gạch ngang thẳng tắp mà không cần tốn quá nhiều công sức. Mặc định, đường gạch này sẽ có độ dày 0.75 point.

Nếu thích một đường gạch đậm nét hơn, bạn có thể nhấn ba lần dấu gạch dưới (_) và cũng nhấn Enter. Như vậy, đường tạo ra lúc này sẽ có độ đậm 1.5 point.

Nhấn ba lần dấu ngã (~) và Enter, bạn sẽ được một đường gạch dạng nhấp nhô kiểu zíc zắc.

Nhấn ba lần dấu sao hoa thị (*) và Enter, ngay lập tức kết quả trả về là một đường ngang với các ô vuông nhỏ liên tiếp.

Cuối cùng, nhấn phím dấu bằng (=) ba lần và Enter thực thi, một đường dài với hai gạch song song sẽ xuất hiện.

Chuyển Đổi Sang Plain Text

Khi ta copy một đoạn mã trên các website vào word, tất cả các kiểu chữ và định dạng đều được giữ lại. Nhưng có 1 cách khá dễ dàng để loại bỏ được những thứ này là chỉ cần chọn phần nội dung đó rồi bấm Ctrl + Space Bar, khi đó tất cả những kiểu chữ và định dạng sẽ được chuyển đổi về dạng văn bản đơn thuần.

Di Chuyển Văn Bản Không Cần Copy/Paste

Khi ta cần cắt hoặc dán văn bản người ta thường dùng Ctrl + X và Ctrl + V, nhưng có 1 cách đơn giản hơn sẽ giúp bạn thay thế được việc này.

Đầu tiên bạn đánh dấu đoạn văn bản cần di chuyển, bấm F2 và đặt con trỏ vào vị trí cần đến. Bấm Enter và đoạn văn bản của bạn đã được di chuyển đến đó.

Tự động lưu lại dữ liệu khi đang soạn thảo

Nếu bạn làm việc trong môi trường không an toàn vì điện áp thì hiện tượng treo máy hoặc tự khởi động lại đột ngột là điều khó có thể tránh khỏi, để an toàn hơn cho công việc soạn thảo văn bản của mình bạn nên thiết lập thời gian tự động “lưu trữ” dữ liệu với cách thực hiện như sau:

Bạn hãy nhấn vào menu Tool → Options, tại đây bạn hãy nhấn vào thẻ Save rồi nhấn dấu chọn trước tùy mục Save AutoRecover info every sau đó thiết lập một thời gian mà bạn muốn Word tự động “backup” lại dữ liệu của mình (theo mặc định là 10 phút) sau đó bấm OK để chấp nhận việc thay đổi này.

Giấu Một Đoạn Văn Bản

Trong một văn bản, nếu bạn muốn che giấu một đoạn nào đấy vì lý do bảo mật thì bạn hãy tô chọn đoạn văn bản đó rồi truy xuất đến menu Format chọn Font. Tại đây bạn hãy nhấn vào thẻ Font rồi bấm vào tuỳ chọn Hidden trong vùng Effects rồi bấm Ok đế thấy được kết quả.

Khi nào bạn muốn xem lại đoạn văn bản đã được giấu thì bạn hãy truy xuất vào menu Tool >Options, bấm vào thẻ View rồi nhấn dấu chọn trước tùy mục Hidden text trong vùng Formatting marks.

Những đoạn văn bản đã bị bạn che giấu đi sẽ được xuất hiện trở lại kèm theo những nét gạch dưới để cho bạn dễ phân biệt đâu là đoạn văn bản bình thường và đâu là đoạn văn bản đã được che giấu.

Bảo Vệ Văn Bản Của Bạn

Có nhiều cách để bảo vệ văn bản của bạn – ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn hoặc ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.

Có những cách sau đây để bảo vệ văn bản của bạn.

Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Security - Bạn nhập mật khẩu vào mục Password toopen để đặt mật khẩu ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn. Nhập mật khẩu vào mụcPasswordto modify để ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.

Bạn vào Tools | Protect Document để có thêm tính năng bảo mật văn bản. Trong cửa sổ ProtectDocument bạn sẽ thấy 3 lựa chọn Track changes (chống mọi thay đổi với Track changes, người khác vẫn có thể đọc và sửa văn bản của bạn nhưng mọi thay đổi đó sẽ được ghi lại và menu Tools |Track Changes sẽ bị vô hiệu hoá), Comment (chỉ cho phép người khác được đọc văn bản của bạn và bổ sung thêm những nhận xét gọi ý – comment – vào chứ không được thay đổi văn bản) và Form(ngăn chặn mọi thay đổi trong văn bản chỉ cho phép thay đổi trong những phần văn bản không được bảo vệ hoặc trong các form hoặc trường).

Tính Toán Trực Tiếp Trong Word

Word có tính năng ẩn cho phép bạn xử lý các phép tính toán số học thông thường ngay trong giao diện chính. Tuy nhiên tính năng này bạn phải kích hoạt nó lên bằng các bước sau. File → Options → Quick Access Toolbar, trong phần Choose command from, chọn All Command, tìm đến lệnh Calculate → bấm Add để chuyển nó sang khung bên phải, cuối cùng bấm Ok để lưu lại.